Privacybeleid

Verantwoordelijk voor het gebruik van jouw persoonsgegevens is Civas B.V. (hierna aangeduid als Civas), Spaarne 13, 2011 CC Haarlem, Kamer van Koophandel 34102045 0000.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website www.civas.nl en alle diensten die we aanbieden.

Wanneer je onze website bezoekt, gebruik maakt van de diensten van Civas of als je werkgever of Subsidieverstrekker/betaler/uitkeringsinstantie je heeft geregistreerd, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens van je:

1. Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
2. Geboortedatum, geslacht en andere identificatiegegevens
3. Betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer en factuuradres
4. Studiegegevens, zoals opleiding, cursus, examen, diploma en feedback
5. Interessegebieden, voorkeuren en wensen
6. Surfgedrag, IP-adres, browserinformatie en andere technische gegevens.

Als je gebruik maakt van de Civas-website, dan laat je persoonsgegevens achter. Het kan dan specifiek gaan om persoonlijke informatie die je zelf invult bij de aanmelding voor een opleiding, maar het kan ook gaan om informatie over je browser, het besturingssysteem, het land waar jij je bevindt en soortgelijke browsergegevens.

Als je de website van Civas bezoekt, dan worden er enkele cookies (tekstbestanden) op je computer geplaatst. Dit gebeurt deels automatisch en voor sommige cookies moet je expliciet toestemming geven. Deze toestemming kan je op ieder moment wijzigen of intrekken.

Noodzakelijk - Noodzakelijke cookies zijn nodig voor een goede werking van de website. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld.

Voorkeuren – Voorkeurscookies zorgen ervoor dat een website-informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van je voorkeur of de regio waar je woont.

Statistieken – Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.

Marketing – Marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.

Alle gegevens die met cookies van derden worden verwerkt, zoals Google Analytics, worden geanonimiseerd (dus zonder herleidbaar IP-adres).

Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over hoe wij je persoonsgegevens gebruiken. In dit overzicht leggen we uit waarom we je gegevens nodig hebben en wat we ermee doen:

1. Informatie verstrekken: We houden je graag op de hoogte van onze nieuwe opleidingen, cursussen, proeflessen, nieuwsbrieven, aanbiedingen en acties.
2. Inschrijving en verzorging van opleidingen: Om je in te schrijven voor een opleiding of cursus en deze te verzorgen, hebben we je persoonsgegevens nodig.
3. Examens en diploma's: We gebruiken je gegevens om examens af te nemen en diploma's te verstrekken.
4. Betalingen en facturatie: Om je betalingen te verwerken en facturen te sturen, hebben we je gegevens nodig.
5. Communicatie: We gebruiken je gegevens om je vragen, klachten of feedback te beantwoorden.
6. Website verbetering en beveiliging: We gebruiken je gegevens om onze website te verbeteren en te beveiligen.
7. Evaluatie en verbetering van dienstverlening: We gebruiken je gegevens om onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren.
8. Wettelijke verplichtingen: We gebruiken je gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen.

Wij bij Civas gaan ontzettend vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om. 

Als dit met jouw werkgever (of subsidieverstrekker/betaler/uitkeringsinstantie) is overeengekomen, kan Civas informatie over je activiteiten binnen en aanwezigheid bij de opleiding aan hen verstrekken.  Civas kan gebruikmaken van de diensten van derden om jouw gegevens te verwerken in overeenstemming met dit Beleid. Dit zijn bijvoorbeeld:

1. Technische dienstverleners
2. Bezorgdiensten
3. Partners die diensten verlenen zoals onze accrediterende organisaties
4. Bureaus die marketingactiviteiten voor ons uitvoeren
5. Organisaties die kredietwaardigheidsonderzoek doen
6. Overheidsinstanties, zoals UWV in geval van STAP-opleidingen.

Wist je dat we soms jouw persoonsgegevens delen met derde partijen? Maak je geen zorgen, we doen dit op een veilige en verantwoorde manier. Deze derde partijen kunnen zich zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden.

Hoe zorgen we voor jouw privacy?
Als we jouw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER, doen we dit alleen onder een EU-US Privacy Shield, waarmee we ervoor zorgen dat er een adequaat beschermingsniveau is volgens de AVG. Verder maken we alleen gebruik van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Wat doen derde partijen met jouw gegevens?Alle derde partijen treden op als ‘verwerker’ voor Civas. Wij dragen zorg dat deze partijen voldoende kwaliteit bieden ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Civas sluit met derde partijen die voor Civas optreden als verwerker een verwerkersovereenkomst waarin onder meer is opgenomen dat zij persoonsgegevens alleen zullen verwerken in opdracht van Civas.

Jouw toestemming is belangrijk
We delen geen persoonsgegevens met andere partijen zonder jouw toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.

Bij Civas vinden we het ontzettend belangrijk om jouw persoonsgegevens veilig te houden. We zetten ons dan ook volledig in om ervoor te zorgen dat jouw gegevens goed beschermd zijn. Hoe doen we dat?

State-of-the-art technologie en processen
We spannen ons in om de beste technologieën en processen te gebruiken om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of verlies. Zo weet je zeker dat jouw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Externe partijen
Als we externe partijen inschakelen om persoonsgegevens namens ons te verwerken, zorgen we ervoor dat ze aan dezelfde strenge veiligheidsnormen voldoen als wij. Zo blijven jouw gegevens ook bij hen veilig.

Wet- en regelgeving
We houden ons bij Civas aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief de meldplicht datalekken. Mocht er ooit een ernstig datalek optreden, dan informeren we de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en jou als betrokkene onmiddellijk.

We doen er dus alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Heb je nog vragen over hoe we dit doen? Neem dan gerust contact met ons op!

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Als het doel is bereikt, moeten de gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke verplichting is om ze langer te bewaren. De AVG schrijft geen bindende termijnen voor.

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. De bewaartermijn hangt af van verschillende factoren, zoals:

1. De aard en het doel van de gegevensverwerking
2. De wettelijke of contractuele verplichtingen die we hebben
3. De verwachtingen en wensen die je hebt ten aanzien van onze dienstverlening
4. De mogelijke geschillen of claims die kunnen ontstaan

Wij vinden het belangrijk om je op de hoogte te houden van hoe lang we jouw gegevens bewaren. Hieronder vind je een overzicht van onze bewaartermijnen voor verschillende soorten gegevens: 

Nieuwsbrieven en mailingen
Je kunt zelf bepalen of je onze nieuwsbrieven en andere mailingen wilt blijven ontvangen. Pas je voorkeuren aan of meld je af via de link 'jouw email voorkeuren aanpassen' onderaan elke e-mail. Dan zorgen wij ervoor dat je gegevens meteen gewijzigd of verwijderd worden.

Technische gegevens
Surfgedrag, IP-adres, browserinformatie en andere technische gegevens: 6 maanden

Contact- en identificatiegegevens
Na afronding van onze dienstverlening bewaren we de volgende gegevens 7 jaar:

1. Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
2. Geboortedatum en andere identificatiegegevens

Betaal- en studiegegevens
Na afronding van onze dienstverlening bewaren we de volgende gegevens ook 7 jaar:

1. Betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer en factuuradres
2. Studiegegevens, zoals opleiding, cursus, examen, diploma en feedback

Interessegebieden en voorkeuren
Na ons laatste contact bewaren we jouw interessegebieden, voorkeuren en wensen nog 2 jaar.

Heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevens door Civas? Dat vinden we erg vervelend en we willen je graag helpen. Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het kan zijn dat Civas het privacybeleid aanpast. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, raden we je aan om deze privacyverklaring regelmatig te lezen.

De laatste wijziging in dit privacybeleid is gedaan op 13 april 2023.